第三节 国际贸易单证的工作流转程序

第三节 国际贸易单证的工作流转程序

国际贸易单证的流转过程也就是买卖双方履约的过程，因此进出口双方在此过程中必须注意加强合作，把各项工作做到精确细致，尽量避免工作脱节、单证不一致的情况发生。现从出、进口两个方面分别将单证的流转环节叙述如下。

一、出口方面

目前，我国出口合同大多数以 CIF 和 CFR 价格条件成交，以信用证方式结算货款。故在履行这类合同时，必须切实做好货（备货、报验）、证（催证、审证、改证）、运（托运、报关、保险）、款（制单结汇）四个基本环节的工作；同时，还应密切注意买方的履约情况，以保证合同最终得以圆满履行。这些环节有些是平行展开的，有些是互相衔接的，但都必须严格按照合同的规定和法律、惯例的要求做好每一步工作。履行出口合同的各个环节，如图 1-1 所示。

（一）货（备货与报验）

1．备货

备货就是根据信用证和出口合同的规定，按时、按质、按量地准备好应交的货物。备货应该注意以下几个问题：

1）货物的品质。

货物的品质应按合同的要求核实，必要时应进行加工整理，以保证货物的品质与合同规定一致。

2）货物的数量。

货物的数量应保证满足合同或信用证对数量的要求，备货的数量应留有适当余地，以备装运时可能发生的调换和适应舱容之用。

3）货物的包装和唛头（运输标志）。

货物的包装和唛头（运输标志）应进行认真检查和核实，使之符合信用证的规定，并达到保护商品和适应运输的要求，如发现包装不良或破坏，应及时进行修整或换装。运输标志应按合同规定的式样刷制。

4）备货时间。

备货时间应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔接。

2．报验

凡属国家规定或合同规定必经中国进出口商品检验局检验出证的商品，在货物备齐后，应向商品检验局申请检验，只有取得商检局发给的合格检验证书时，海关才准放行。凡经检验不合格的货物，一律不得出口。

凡需要法定检验出口的货物，应填制「出口报验申请单」，向商检局申请办理证件报验手续。「出口报验申请单」的内容一般包括品名、规格、数量（或重量）、包装、产地等项。如需有外文译文，则应注意中、外文内容一致。「出口报验申请单」还应附上合同、信用证副本等有关单据，供商检局检验和发证时参考。

申请报验后，如出口公司发现「出口报验申请单」内容填写有误，或因国外进口人修改信用证以致货物规格有变动，则应提出更改申请，并填写「更改申请单」，说明更改事项和更改原因。

货物经检验合格，即由商检局发给检验证书，进出口公司应在检验证书规定的有效期内将货物出运。检验证书的有效期，一般货物是从发证之日起两个月内有效；鲜果、鲜蛋类为两个星期，植物检疫为三个星期内有效；如超过有效期装运出口，则应向商检局申请展期，并由商检局进行复验合格后才能出口。

（二）证（催证、审证、改证以及利用信用证融资）

在履行以信用证付款的合同时，对信用证的掌握、管理和使用直接关系到我国对外政策的贯彻和收汇的安全。

1．催证

如果在出口合同中买卖双方约定采用信用证方式，买方应严格按照合同的规定按时开立信用证，这是卖方履约的前提。但在实际业务中，有时国外进口商在市场发生变化或资金发生短缺的情况下，往往会拖延开证。对此，出口商应催促对方迅速办理开证手续。特别是大宗商品交易或买方要求特制的商品交易，更应结合备货情况及时进行催证。必要时，也可请我驻外机构或中国银行协助代为催证。

2．审证

信用证是一种银行信用的保证文件，但银行的信用保证是以受益人提交的单据符合信用证条款为条件的，所以，开证银行的资信、信用证的各项内容都关系着收汇的安全。为了确保收汇安全，我国外贸企业在收到国外客户通过银行开立的信用证后，应立即对其进行认真的核对和审查。核对和审查信用证是一项十分重要的工作，做好这项工作，对于贯彻我国对外贸易的方针政策、履行货物装运任务、按约交付货运单据以及及时、安全地收取货款等方面都具有重要意义。

一般来说，在审查国外来证时，应考虑以下几个方面：

1）总的方面的审核要点

（1）从政策上审核。

（2）对开证银行资信情况的审核。

（3）对信用证是否已经生效、有无保留或限制性条款的审核。

（4）对信用证不可撤销性的审核，我国能够接受的国外来证必须是不可撤销的。

2）专项审核要点

专项审核名目繁多，不同交易情况各异，以下为一般交易中的审核要点：

（1）支付货币。

（2）信用证金额。

（3）到期日、交单期和最迟装运日期。

（4）转运和分批装运。

（5）开证申请人和受益人。

（6）付款期限。

以上内容必须和信用证严格一致。

在实际业务中，银行和进出口公司共同承担审证任务。其中，银行着重审核开证行的政治背景、资信能力、付款责任和索汇路线等方面的内容，进出口公司则着重审核信用证的内容。

3．改证

在实际业务中，出口企业在对信用证进行全面细致的审核以后，如果发现问题，通常还应区别问题的性质再进行处理，有的还须同银行、运输、保险、检验等有关部门取得联系，共同研究后，方能作出妥善的决策。一般来说，凡是属于不符合我国对外贸易方针政策、影响合同履行和收汇安全的问题，必须要求国外客户通过开证行修改，并坚持在收到银行修改信用证通知书认可后才可装运货物；对于可改可不改的，或经过适当努力可以做到的，则可酌情处理，或不作修改，按信用证规定办理。

在一份信用证中，有多处条款需要修改的情形是常见的。对此，应做到一次向开证人提出，否则不仅增加双方的手续和费用，而且对外会有不良影响。其次，对于收到的任何信用证修改通知书，都要认真进行审核，如发现修改内容有误或我方不能同意的，我方有权拒绝接受，但应及时作出拒绝修改的通知送交通知行，以免影响合同的顺利履行。

为防止作伪，便于受益人全面履行信用证条款所规定的义务，信用证的修改通知书应通过原证的通知行转递或通知。如由开证人或开证行径自寄来，则应提请原证通知行证实。

对于可接受或已表示接受的信用证修改书，应立即将其与原证附在一起，并注明修改次数，这样可防止使用时与原证脱节，造成信用证条款不全，影响收汇的及时性和安全性。

4．利用信用证融资

在国际结算中，信用证之所以被广泛接纳和采用，除了它的保障性强之外，与其能提供灵活的融资便利也是分不开的。信用证是一种结算工具，同时也是一种融资工具，在从信用证开证到付款的全部过程中，为买卖双方提供了多种融资途径。企业如果对其有充分的了解，则在进出口时可减少对资金的占用，解决短期的资金融通问题，防止不必要的经济损失。

（三）运（安排装运）

安排装运货物涉及的工作环节甚多，其中托运、报关、装运和发装运通知等工作尤为重要。

1．托运

目前在我国，凡由我方安排运输的出口合同、对外装运货物、租订运输工具和办理具体有关运输的事项，外贸企业通常都委托中国对外贸易运输公司或其他经营外贸运输代理业务的企业办理，所以，在货、证备齐以后，出口企业应立即在外运机构办理托运手续。托运时，除须缮制托运单据外，还须附交与本批货物有关的各项证、单，如提货单、商业发票、出口货物明细单（装箱单）、出口货物报关单、出口收汇核销单等，有的商品还需提供出口许可证、配额许可证的海关联、商品检验合格证件等有关证书，以供海关核查放行之用。

我出口企业向外运机构办理托运的工作步骤如下：

（1）查看船期表，填写出口货物托运单。

（2）船公司或其代理人签发装货单。

（3）投保。

在办理投保手续时，通常应填写国外运输险投保单，列明投保人名称、货物的名称、标记、运输路线、船名或装运工具、开航日期、航程、投保险别、保险金额、投保日期、赔款地点等。保险公司据此考虑接受承保并缮制保险单据。

2．报关

按照《中华人民共和国海关法》规定：凡是进出国境的货物，必须经由设有海关的港口、车站、国际航空站进出，并由货物的所有人向海关申报，经过海关查验放行后，货物方可提取或装运出口。因此，进出口货物的收发货人只有完成通关手续后，才能提取或出运货物。

3．装运

承运船舶抵港前，外贸企业或外运机构根据港区所作的货物进站计划，将出口清关的货物存放于港区指定仓库。轮船抵港后，由港区向托运人提交签收出口货物港杂费申请书后办理提货、装船。装船完毕，即由船长或船上大副根据装货实际情况签发大副收据。外贸企业或外运机构可凭此单据向船公司或其代理换取海运提单。

货物装船后，外贸企业或外运机构将缮制好的海运提单送交船公司或其代理，请求签字。船公司或代理在审核海运提单所载内容与大副收据内容相符后，正式签发提单，加注「已装船」字样和加盖装船日期印章。

4．发装运通知

货物装船后，外贸企业应及时向国外买方发出「装运通知」，以便对方准备付款、赎单，办理进口报关和接货手续。

装运通知的内容一般有订单或合同号、信用证号、货物名称、数量、总值、唛头、装运口岸、装运日期、船名及预计开航日期等。在实际业务中，应根据信用证的要求和对客户的习惯做法，将上述项目适当地列明在电文中。

（四）款（制单结汇）

货物装运后，出口企业应立即按照信用证的规定，正确缮制各种单据，并在信用证规定的交单到期日或之前，将各种单据和必要的凭证送交指定的银行办理要求付款、承兑或议付手续，并在收到货款后向银行进行结汇。

1．制作单据

对于出口单据，必须符合「正确、完整、及时、简明、整洁」的要求。

常用的出口单据如下：

（1）商业发票。

（2）包装单据。

（3）运输单据。

（4）汇票。

（5）保险单据。

（6）产地证明书。

（7）检验证书。

（8）海关发票。

（9）其他单证。

① 寄单证明。

② 寄船样证明。

③ 装运通知副本。

④ 邮局收据。

⑤ 有关运输方面的证明，如船籍或航程证明、船龄证明、船级证明等，受益人应向船公司或其代理索取。

2．交单结汇

交单指出口人（信用证的受益人）在信用证到期前和交单期限内向指定银行提交符合信用证条款规定的单据。这些单据经银行确认无误后，根据信用证规定的付汇条件，由银行办理出口结汇。

议付银行在收到单据后应立即按照信用证规定进行审核，并在收到单据次日起不超过 5 个银行工作日将审核结果通知受益人，如审核无误，应立即向信用证的开证行或被指定的其他付款银行寄单索偿，同时按照与出口人约定的方法进行结汇。在我国的出口业务中，结汇是指银行将收到的外汇按当日人民币市场汇价的银行买入价购入，结算成人民币以支付给出口人。

在我国出口业务中，使用议付信用证比较多。对于这种信用证的出口结汇办法，主要有三种：「收妥结汇」「定期结汇」「买单结汇」。

1）「收妥结汇」

收妥结汇又称「先收后结」，是指议付行收到受益人提交的单据，审核确认与信用证条款的规定相符后，将单据寄给国外付款行索汇，等付款行将外汇划给议付行后，议付行再按当日外汇牌价结算成人民币交付给受益人。

2）「定期结汇」。

定期结汇是指议付行在收到受益人提交的单据，审核无误后，将单据寄给国外银行索偿，并自交单日起的事先规定期限内，将货款外汇结算成人民币贷记受益人账户或交付给受益人。

3）「买单结汇」。

买单结汇又称出口押汇或议付，是指议付行在审核单据后，在确认受益人所交单据符合信用证条款规定的情况下，按信用证的条款买入受益人的汇票和（或）单据，按照票面金额扣除从议付日到估计收到票款之日的利息，将净数按议付日人民币市场汇价折算成人民币，付给信用证的受益人。

二、进口方面

在国际货物买卖合同中，买卖双方就共同的标的进行谈判，他们在权利、义务和运作程序上正好相反。卖方的权利便是买方的义务，卖方的义务便是买方的权利；卖方履行合同是从备货到收款，买方履行合同则是从付款到接货。以 FOB 价格条件成交，以信用证方式结算货款的合同为例，买方履行进口合同的程序可以概括为证（申请、开立信用证）、船（租船订舱、保险）、款（审单付汇）、货（报关、接货、检验）。

进出口业务工作流程，如图 1-2 所示。

（一）证（申请、开立信用证）

证是指买方根据合同的规定及时申请、开立信用证。

进口合同签订后，进口企业应按合同中的有关规定，及时向银行提交开证申请书及进口合同副本，要求银行对外开证。银行在对进口企业所需的外汇进行核查后，还可能要求进口企业交付全额或一定比例的押金，或提供其他担保，然后才按开证申请书的指示对外开出信用证。

由于及时开立信用证是买方的主要责任之一，因此进口企业一定要在合同规定的期限内开出信用证，否则即构成违约，使自己陷入被动。特别要注意，如果信用证规定进口方应在出口商取得出口许可证后开立信用证，或对开证时间有其他特殊规定，进口企业应照办，否则一旦信用证开出而对方不能获得出口许可，将给进口企业造成损失。

进口企业在填写开证申请书时，应在其中列明各项交易条件，并应使这些条件与合同中的规定完全一致，这样才能保证银行开出的信用证的内容与合同一致。如果对方对与合同相符的信用证提出修改要求，进口企业有权选择同意或不同意。若同意改证，就要通知开证行办理改证手续。

（二）船（租船订舱、投保）

船是指买方按照合同规定派船接货，并办理货物在运输途中的保险。一般包括租船或订舱、投保两个具体环节，必要时还要做好催装工作。

在 FOB 合同下，进口方要负责派船到指定港口接货。在通常情况下，卖方收到信用证后，应将预计装船日期通知买方，由买方向船公司租船或订舱。我国进口企业往往将这项工作委托给外运公司代办。在运输手续办妥后，进口方要将船名、船期通知国外卖方，以便对方备货并做好装船准备。同时，进口方还要做好催装工作，特别是对数量、金额较大的重要商品，最好委托自己在出口地的代理督促卖方按合同规定履行交货义务，保证船货衔接。

买方在收到卖方发出的装运通知后，须凭装运通知在保险公司办理保险手续，交纳保险费并从保险公司取得保险单或保险凭证。我国很多外贸企业同中国人民保险公司订立了「海运进口货物运输预约保险合同」，保险公司对进口货物统一承保，并对各种货物投保的险别、保险费率、适用条款、保险费及赔款的支付方法做了具体规定。外贸公司或外运机构收到卖方装船通知后，只要将进口商品的名称、数量、金额、装运港、目的港、装货船名、提单号、开航日期等通知保险公司，就视为办妥保险手续，中国人民保险公司从货物在装运港装船时起，自动对货物承担保险责任。

未与保险公司签订预约保险合同的企业，对进口货物须逐笔办理保险。

（三）款（审单付汇）

款是指审单付汇，即买方对卖方寄来的全套单据进行认真审核，并在审单无误后向卖方付汇，结算货款。

国外卖方交单议付后，议付行将全套货运单据寄交进口方开证行，由银行同有关进口企业对单据的种类、份数、内容进行审核。审单无误后银行即对外付款，同时要求进口企业按国家外汇牌价以人民币购买外汇赎单，此后进口企业再凭银行的付款通知书向用货部门结算货款。

如果银行审单时发现单证不符或单单不符，应立即向国外议付行提出异议，并根据具体情况而采取拒付、货到检验合格后付款、国外议付行改单后付款、国外银行出具书面担保后付款等不同的处理方法。

（四）货（报关、接货、检验）

货是指买方在合同规定的目的港履行进口报关手续和提领货物。

货到目的港后，进口企业要根据进口单据填写进口货物报关单，连同商业发票、提单、装箱单或重量单、保险单及其他必要文件向海关申报进口，并在海关对货物及各种单据查验合格后，按国家规定缴纳关税。在此之后，海关在货运单据上签章放行。

一般来说，买方在提取货物后，还要对货物进行检验。货物可以在港口申请检验，也可以在用货单位所在地检验。有下列情况之一的，应该在卸货港口向商检机构报验：属于法定检验的货物；合同规定应在卸货港检验的；发现货损货差情况的。

《联合国国际货物销售合同公约》规定，卖方交货后，买方有一个合理的机会，即对货物加以检验以前，不能认为买方已接受了货物。如果买方经检验发现所交货物与合同不符，则买方有权要求损害赔偿甚至拒收货物。因此，买方收到货物后，应在合同规定的索赔期限内对货物进行检验。

上述是以 FOB 价格条件成交、以信用证方式结算货款的进口合同履行的一般程序。除此之外，在进口合同的履行过程中，如交易双方中一方违约，使另一方遭受损失，进口商还需要处理索赔或理赔等有关事宜。