第二节 国际贸易单证的意义、基本要求和制作依据

第二节 国际贸易单证的意义、基本要求和制作依据

从某种意义上讲，国际贸易是单据贸易，几乎所有贸易环节的具体操作都与单据的交换密切相关，即使是在计算机高度发展的今天，单据也在扮演着相当重要的角色（EDI 无纸贸易和电子单据的运用）。不了解和不熟悉单证知识就意味着不懂贸易，无法与业务部门的相关人员进行正确的沟通和交流，就意味着所进行的交易不可能正常，其结果很可能会是旷日持久的官司，永远无法取得的货款和一辈子都收不到的货物。国际贸易单证工作如此重要，自然受到业内各方人士的瞩目和重视。

一、国际贸易单证的意义

（一）国际贸易单证是合同履行的必要手段

国际贸易是跨国的商品买卖，由于这种跨国交易的特殊性，买卖双方分处不同国家，相距遥远，在绝大多数情况下，货物与货款不能进行简单的直接交换，而只能以单证作为交换的媒介手段。单证和货款对流的原则已成为国际贸易中商品买卖的一般原则。

正如国际贸易专家施米托夫在《出口贸易》一书中所述：「从商业观点来看，可以说 CIF 合同的目的不是货物本身的买卖，而是与货物有关的单据买卖。」

（二）国际贸易单证是对外贸易经营管理的重要环节

国际贸易单证是由参与国际贸易的进出口企业和相关国家政府管理机构签发的。从进出口企业角度看，国际贸易单证工作是进出口业务的一个重要环节。在实际业务中，不论是合同内容、信用证条款，还是落实货源，控制交货品质、数量，以及运输、保险、检验检疫、报关、结汇等诸多业务经营管理环节，最后都会在单证工作上集中反映出来；单证也是合同履行后期处理争议和纠纷的重要依据。

从国家角度看，国际贸易单证作为一种涉外商务及法律文件，体现了一国的对外贸易政策，反映了一国对外贸易的相关法律法规和规章制度，牵扯到一国与其他国家之间的双边或多边贸易协定，关系到作为成员国必须遵守的国际性组织的相关规则。

（三）国际贸易单证是进出口企业提高经济效益的重要保证

国际贸易工作与进出口企业的经济效益密切相关，单证管理工作的加强、单证质量的提高，不仅可以有效地制止差错事故的发生、弥补经营管理上的缺陷，还可以加速资金回笼、提高资金使用率、节约利息开支、节省各种费用、在无形之中提高进出口企业的经济效益。如果单证管理工作出现差错，不能及时交单或提供正确的单证，则会导致买方拒付货款、延迟付款，进而给进出口企业乃至国家带来风险和损失，使进出口企业的经济效益无法得到保障。

（四）国际贸易单证是进出口企业形象的重要内涵

国际贸易单证不仅是商务和法律文件，而且能起到塑造和完善进出口企业对外形象、扩大对外宣传的作用。美观、整洁、清楚的单证，能够展示进出口企业高水平的业务素质、高质量的工作成果、一流水准的管理规范，从而为企业塑造良好的形象，有利于业务的发展。反之，粗劣、杂乱、错误的单证则必然给企业带来负面效应。

二、缮制国际贸易单证的基本要求

出口单证工作主要包括审证、制单、审单、交单和归档五个环节。总的要求是「四个一致」，即「证同一致、单证一致、单单一致和单货一致」。前三个一致是针对单据处理而言的；单货一致，应侧重于备货工作，对制单所需资料必须核实，保证单据中商品描述与实物相一致，此为企业树立信誉所必需。

（一）审证

在收到信用证后，即应着手审证。通知行的审证主要在审核信用证开证行的资信情况，核验其签字或密押的真实性以及偿付条款等。出口企业的审证应重点对照合同审核，同时，也应注意运输及其他条款，对不能接受的条款须及早提出修改。

（二）制单

单证制作应做到正确、完整、及时、简明、整洁。

1．正确

正确是国际贸易单证工作的前提，单证不正确就不能安全结汇。这里所说的正确，至少包括两方面的内容：一方面是要求各种单据必须做到「四一致」，即单据与信用证一致、单据与单据一致、单据与贸易合同一致、单据与卖方所交的货物一致；另一方面则要求各种单据必须符合有关国际惯例和进口国的有关法令和规定。

通常，从银行来说，依据《UCP600》，他们只控制「单证一致」和「单单一致」；而从外贸出口企业来说，卖方应遵循「单证一致、单单一致、证同一致、单货一致」的制单原则，正确缮制各种单据，才能实现安全、迅速收回货款的目的。跟单托收业务虽然不像信用证业务那样严格，但如果不符合买卖合同的规定，也可能被进口商找到借口，拒付贷款或延付货款。

国际商会《跟单信用证统一惯例》（UNIFORM CUSTOMS AND PRACTICE FOR DOCUMENTARY CREDITS, UCP）明确规定了信用证业务的各种注意事项，因此在信用证上往往注明适用「UCP LATEST VERSION」。现行的最新修订本是《UCP600》，共有 39 个条款，卖方在缮制单据时，应注意不要与《UCP600》有抵触；同时，还应注意进口国对贸易单证有无特殊要求。

案例 1 单证一致

我某进出口贸易公司出口德国一批涤棉漂白棉床单，相关信用证规定面料的纱支密度为 30×30， 78×65，该公司实际交付的床单符合该规格，但是在缮制商业发票时，该公司的单证员误将每平方英寸密度 78×65 打成 78×56，单据到国外后遭到开证行拒付。因为进口商在收到该批床单时，认为床单的面料的手感较硬，白度不好，不易销售。其实进口商早就有毁约意图，正苦于没有借口，这时恰巧发现发票上的一字之差，便马上决定拒付货款。最后，几经周折，我方进出口公司不得不以低价转卖给其他客户，损失惨重。

分析：该案例说明单据缮制必须一丝不苟，不能出现任何差错，否则，买方可能利用卖方的疏漏，达到拒付货款的目的。

案例 2 单单一致

某公司生产的产品商标为「黄河牌」，其习惯被意译为「YELLOW RIVER BRAND」，而日本客户开来的信用证却音译为「HUANG HE BRAND」，单证员在缮制单据时仍按习惯打成「YELLOW RIVER BRAND」。单据缮制完毕后，审单员发现了信用证音译为「HUANG HE BRAND」，由于临近交单，就匆匆修改了商业发票等单据，但是产地证中货物描述的「YELLOW RIVER BRAND」没有更改，最后单据到了国外遭到了开证行拒付。鉴于该产品当时市场销路很好，最后以进口商要求降价 10% 结束此案。

分析：由于单证员只修改了部分单据，忽略了产地证中的「YELLOW RIVER BRAND」，未作更改，造成了单据与单据的不符，进而遭到银行拒付。

案例 3 单货一致

我某大型生产企业出口一批机床到埃及，机床型号为「BIZ-12」，数量 10 台，每台单价为 5500 美元，CIF 亚历山大港，合同总金额为 55000 美元。货物出口后，我企业顺利地制单结汇。可一个月后，我企业突然收到进口商的传真，告知该批货物已经抵达亚历山大港，在报关时被海关查出我方单据上的机床型号与机床实际的型号不符，海关已扣留该批货物。若要提货，则每台机床被罚款 500 美元，要求我企业立即电汇该笔罚款，否则向我方提出更大的索赔。后来经过多次交涉，最后由我企业电汇 4000 美元罚款才了结此案。你作为公司的单证员，从中体会到什么？

分析：在办理进出口海关手续时，经查验，货主申报的进出口货物的单证与实际进出口货物相一致，称为单货相符。单货不相符时，货物将会遭到海关扣留，甚至遭进口方索赔，造成惨痛损失。

2．完整

单证的完整性是构成单证合法性的重要条件之一，是单证成为有价证券的基础。单证的完整一般包括下列几种意义：

1）单据内容完整

单据内容完整即每一种单据本身的内容（包括单据本身的格式、项目、文字和签章、背书等）必须完备齐全，否则不能构成有效文件。

2）单据种类完整

单证在通过银行议付或托收时，一般都是成套、齐全而不是单一的。各种所需单据必须完整，缺一不可，遗漏一种单据，就是单据不完整。例如，在 CIF 交易中，出口商向进口商提供的单证至少应有发票、提单和保险单。出口商只有按信用证或合同规定备齐所需单据，银行（或进口商）才能履行议付、付款或承兑的责任。

3）单据份数完整

单据份数完整即要求出口商提供的各种单据的份数要按信用证或买卖合同和惯例的要求如数交齐，不能短缺。目前，国外有些地区开来的信用证所列条款日趋繁复，所需单证类别甚多，除发票、提单、保险单等主要单据外，还有各种附属证明，如检验证书、重量单、装箱单、产地证、航行证、邮政收据、电报副本等，这些单证都需要经过一定手续和事先联系才能取得。因此，在单证制作和审核过程中，必须密切注意，及时催办，防止遗漏和误期，以保证全套单证的完整无缺。

3．及时

进出口单证工作的时间性很强，各种单证都要有一个适当的出单日期。及时出单包括两个方面的内容：一方面，各种单据的出单日期必须合理可行，就是说每一种单据的出单日期不能超过信用证规定的有效期限或符合商业习惯的合理日期。例如，保险单的日期必须早于或等同于提单的签发日期；提单日期不得迟于装运期限；装运通知书必须在货物装运后立即发出等。这些日期如果搞错了，同样会造成出单不符。另一方面，还反映在交单议付上，这里主要是指向银行交单的日期不能超过信用证规定的交单有效期。过期交单将会遭到拒付或造成利息损失。按照惯例，向银行交单的日期不得迟于提单日期后 21 天。

对内而言，在出口业务中，由于出运和单证结汇是一项多环节的综合性工作，单证工作不及时就会严重影响相关部门的工作。如外运公司的配载和市内托车、外轮公司的缮制舱单和绘制舱图、商检局的品质监管、海关的验收、港区的作业安排，都以单证为纽带，环环相扣，一环脱节，下一环的工作就无法进行，连锁反应，牵动全局，轻则打乱工作秩序，重则发生经济损失，甚至造成政治影响。

4．简明

缮制单证的内容应按合同或信用证要求和国际惯例填写，尽量简明清晰，避免烦琐，切勿加列不必要的内容，以免弄巧成拙。国际商会《跟单信用证统一惯例》中指出「为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多细节的内容」，具体要求单证格式的规范化，内容排列的行次整齐、字迹清晰、纸面洁净、格式美观、措辞简明扼要等。

5．整洁

所谓整洁是指单证表面清洁、美观、大方，单证各项内容清楚易认，单证内容的记述简洁明了。如果说正确和完整是单证的内在质量要求，那么整洁则是单证的外观质量要求。单证的外观质量在一定程度上反映了一个国家的科技水平和一个企业的业务水平。单证是否整洁，不但反映出制单人制单的熟练程度和工作态度，而且还会直接影响出单的效果。

单证整洁的具体要求是单证格式的设计和缮制力求标准化和规范化，单证内容的排列要行次整齐、主次有序、重点项目突出醒目、字迹清晰、语法通顺、文句流畅、用词简明扼要、恰如其分。制作单据时，不能在一份单据上多次涂改，更改处一定要盖校对章或手签。如涂改过多，应重新缮制单证。

（三）审单

汇集各项单据，以发票为中心，要严格仔细与信用证（或合同）逐项核对，做到单证（合同）与单单两个一致，做到完整无误，防止错单、缺单。

（四）交单

交单是议付和结汇的基础，一个企业只有按时交单才能实现结汇收款的目的。交单应做到：单据齐备、内容正确、提交及时。

（五）归档

进出口单证是涉外单据文件，交单之后可能有退单、拒付、索赔、争议等现象发生。因此，必须保持一份完整的副本单据妥善归档（包括信用证及其修改书亦须同样归档），编排做好索引，以科学方法建立档案，这也是单证工作中的重要环节。

三、国际贸易单证的制作依据

（一）在信用证方式下

在信用证方式下，单证制作主要以信用证条款为依据。

（1）在国际贸易中，虽然信用证是以双方的买卖合同为依据开立的，但它并不受合同的约束。

（2）信用证业务是一种纯单证业务；银行只考虑提交单证的完整性和表面真实性，而不考虑货物的实际交付情况。

（3）信用证是一种有条件的支付承诺，银行议付时对单证的要求极其苛刻。因此，信用证受益人务必严格按照「单证一致」「单单一致」的原则去制作单证，银行才会支付货款。

（二）在汇付和托收等支付方式下

在汇付和托收等支付方式下，单证的制作主要以双方签订的合同条款为依据。在当今的国际贸易中，大多采用「象征性交货」方式（卖方以交单代替交货）。换句话说，卖方在装运货物的时候，并未正式将货物的所有权真正转移给买方，而是先出示代表货物所有权的单证，要求买方付款；买方审查单证，如果单证与买卖合同条款相符合，买方就会付款赎单；如果不相符合，买方就有权拒绝支付货款。买方只有付清了货款之后才能获得货物的所有权，因此在非信用证支付方式下，卖方的制单务必严格按照双方的合同条款和内容去制作单证。

（1）制作商业发票（COMMERCIAL INVOICE）。商业发票是所有商业单证的重要基础和依据，商业发票上几乎所有内容都可以复制、粘贴到其他相关的单证上去，如买方公司的名称、地址、商品名称、规格（SPECIFICATION）、型号（MODEL）、数量（QUANTITY）、单价（UNIT PRICE）、总价（TOTAL VALUE）等。

（2）制作装箱单（PACKING LIST）。装箱单的作用仅次于商业发票。它偏重于反映「包装」方面的资料和信息，如每一箱的规格、配码、货号（ARTICLE/ITEM NUMBER）、色彩（COLOR）、外包装的尺寸（MEASUREMENT）、体积（VOLUME）、毛重（GROSS WEIGHT）、净重（NET WEIGHT），整批货物的具体包装方式（MODEL OF PACKING）、总件数（GENERAL PACKAGES）、总体积、总净重等。

（3）其他单证的制作、申请、办理可以按照业务环节的先后顺序排列为：报检单、品质合格证书、检验检疫合格证、托运单据、运输单据、投保单据、通关单据、结汇单据、财务单据、申报出口退税单据等。由于有些单据，如商业发票、装箱单，在很多环节上都要使用，所以完全可以一次制作填写，多次复制使用。